To jsou některé z nejčastějších otázek během rozhovoru pro administrativní asistent nebo sekretářskou práci, možné odpovědi na tyto otázky a některé obecné rady.
Správní asistent: běžné otázky a odpovědi
- Jaké počítačové programy jste použili při předchozích úlohách a s jakými počítači se cítíte nejvíce pohodlně? Pravda je, že se cítím velmi pohodlně pomocí aplikace Word, PowerPoint, Outlook a Excel. Mám nějaké zkušenosti s MS Accessem, ale nepovažuji se za odborníka. U ostatních uvedených programů jsem však mohl připravit prezentace, dokumenty a tabulky. Kromě toho jsem schopen spravovat e-maily z několika účtů a organizovat kalendáře v aplikaci Outlook. Abych to dokázal, mám certifikát pokročilého uživatele Microsoft Office 2010.
- Máte nějaké zkušenosti s dohledem nad ostatními lidmi v kanceláři? Ve své poslední práci jsem měl na starosti výcvik studentů, kteří absolvovali stáž v naší společnosti. Za tři měsíce jsem měl na starosti, abych je učil všem správním procesům a odpovídal na všechny otázky, které měly. Kromě toho jim bylo přiděleno několik denních úkolů, aby viděli, jak fungují. Nakonec jsem měl na starosti dokončení hodnocení každého z nich.
- Jak zvládnete situace, kdy je váš šéf zdůrazněn a pod velkým tlakem? Snažím se, aby stres a tlak, které utrpěl můj šéf, neovlivnily moji produktivitu, snažím se uklidnit situaci a ukázat mému nadřízenému, že se může spolehnout na mě, abych vyřešil jakýkoliv problém. V takových situacích mám tendenci být proaktivní a nabízím některým řešením mému nadřízenému, což jsem možná nezohlednil.
- Dáváte přednost práci v týmovém prostředí nebo kde je respektována úplná nezávislost každého zaměstnance? Vždy jsem se cítil součástí týmu v pozicích, které jsem měl. Když se musím posadit a dokončit své úkoly nezávislým způsobem, dělám to bez problémů, ale ráda spolupracuji s ostatními členy úřadu, abych dosáhla společných cílů.
- Co očekáváte od svého nadřízeného? Od svého nadřízeného očekávám úctu, náročné úkoly a smysl pro tým. Od svého nadřízeného nečekám, až mi někdo hodí papír, požádá mi o věci, aniž by mě v očích hleděl, nebo se cítím jako otrok. Znám hodnotu, kterou mohu přinést do týmu a doufám, že se s vámi zachází s respektem, který si zaslouží každá osoba. Kromě toho bych chtěl, aby můj nadřízený důvěřoval mým schopnostem, přidělil mi náročné úkoly a viděl mě jako součást úspěchu týmu.
- Jaká je vaše největší dovednost a jak to očekáváte v této práci? Moje největší schopnost je schopnost musela se s lidmi vztahovat přirozeně, produktivně a uvolněně. Využil bych tuto schopnost vždy se snažit zůstat o krok před očekáváním svého nadřízeného; Když přijdeš s něčím, co potřebuješ, možná už to bude připraveno a připraveno.
- Jaká je vaše největší slabost? Moje největší slabost byla vždy technická část práce, počítačové programy a provoz počítačů. Proto jsem se během uplynulého roku rozhodl, že si podmaním svůj strach a získám certifikát společnosti Microsoft, o kterém jsem se již zmínil. I když si uvědomuji, že nejsem počítačový blázen, přinejmenším mám úroveň potřebnou k dokončení všech úkolů, které mi byly přiděleny.
- Máte nějaký problém s odpovědí na telefon s příjmem, na lidi, kteří vstupují do kanceláře, a úkoly na počítači? Samozřejmě že ne. Jednou z výhod dobré administrativy je vědět, jak se věnovat různým funkcím, které jsou nutné. Mám již 4 roky zkušeností v multitaskingu: telefon, návštěvníky, školitele, počítače ... a dokonce pomáhat partnerovi, pokud potřebujete pomoc.
Přečtěte si více: příklad životopisu pro tajemníka, 5 tipů pro telefonický rozhovor, nelegální otázky
Foto @ Monica Rodriguez
