Pravidla etikety v osobní komunikaci jsou nepostradatelná, a to jak ve světě atomů, tak ve světě bitů. A přestože účel komunikace může být různý, my všichni chceme, abyste nás pochopili, když něco říkáme v jakémkoli jazyce. Používání jazyka má základní pravidla použití podle média, které používáme. Je důležité si uvědomit, že to není totéž, když říkáme věci mluvením než psaním. Stejná pravidla nemůžeme použít při požadavku na různé druhy psaní: papírové zprávy, e-maily, poznámky, pracovní dopis atd.
Představte si pomyslnou situaci, ve které bylo možné komunikovat pouze poštou a obdržet odpověď na dopis, a to minimálně 15 dní. Můžu se vsadit, že by někdo myslel víc než dvakrát to, co píše, protože komunikační chyba by stála nejméně 30 dní úzkosti, aby se to pokusilo napravit. I když je pravda, že e-mail zachránil nás z tohoto scénáře, musíte také brát velmi vážně pravidla etikety při psaní v tomto médiu jako okamžité komunikace, alespoň pokud dostaneme něco pro náš čin komunikovat. Proto zde uvádíme 10 základních etických pravidel pro psaní e-mailu.
Nepoužívejte velká písmena
GoodLifeStudio Křik nikdy nebyl srdečný, bez ohledu na to, v jakém médiu to děláte. V mluveném jazyce má vysoké sociální náklady, je velmi zamračená. V e-mailu také: Nezapisujte žádné slovo ve zprávě na osobní bázi. Pouze oficiální zprávy (poznámky, e-maily z pracovních důvodů), které se snaží využít hierarchie informace s cílem usnadnit čtení: Titul, titulky, informační body, mohou existovat výjimky.
Buď beton
Výhoda elektronické pošty, která je okamžitým komunikačním prostředkem, je také nevýhodou, když jsme příjemcem. Pokud se vkládáte na místo druhého, když píšete, pochopíte, že čtení velmi dlouhých textů může znamenat zastavení čtení dalšího z mnoha e-mailů, které byly obdrženy ve stejnou dobu. To je dost důvod pro to, aby někdo nečetl Vaši zásilku.
Správný pozdrav
Změřte úroveň respektu osoby, kterou píšete, abyste zvolili typ pozdravu, který byste měli použít. Vždy začínáte jednoduchým pozdravem a můžete postupně zvýšit respekt, pokud prodloužíte pozdrav s jménem, příjmením nebo jménem drženým příjemcem.
Začněte tittem
Nezapomeňte, že e-mail má základní části: titul, pozdrav, tělo a podpis. Všechny součásti jsou důležité, ale ten, který nejprve dosáhne příjemce a může určit, že e-mail je nebo není zcela přečten, je název. Použijte nejméně možných slov, která shrnují obsah celé pošty. Jedná se o velmi dobře přijat pozornost od titulu, který nabízí dostatek pro druhou detekovat úroveň důležitosti obsahu zprávy, a rozhodnout, zda si ji přečíst hned, nebo čekat na lepší dobu.
Neodpínejte zbytečně
Předání e-mailu jednomu nebo několika příjemcům je velmi zdvořilé, když je o to požádáno. Pokud se vás však neptejte, je lepší, abyste nebyli pozorní, protože můžete vytvářet zbytečné řetězce, které nasytí INBOX příjemce.
Respektujte autorská práva
Pokud je to možné, vždy se snaží věřit tomu, co není vaše, ale je společensky akceptováno, že e-mail je osobní komunikační systém, je velmi dobře známo, že veškeré informace zaslané e-mailu je 100% soukromá. Osobní zásilka se může stát řetězcem a pro ty, kteří distribuují originální materiál bez patřičných práv (autorská práva na webu), platí pevné tresty.
Upozornit na skryté příjemce
Pomocí skrytých příjemců, zejména v komunikaci v pracovním prostředí, to může být velmi těžké, pokud je zpráva jen pro jednu osobu a vedlo by k nedorozumění (protože příjemce je vždy upozorněn, pokud příjemci Skrytá). Pokud píšete zprávu o vašich profesionálních činnostech, použijte lépe tradiční kopírovací prostor a snažte se zahrnout zkratku zkratky (cc) níže s názvy lidí, které jsou součástí. To je stejný formát, který se používá v oficiálních fyzických papírových dokumentech, a vypadá jako vážná osoba, která nemá co schovávat.
Použijte pravidla interpunkce a pravopisu
Udělejte to s potřebnou pozorností v jazyce, ve kterém píšete. Je symbolem úcty k osobě, která přijímá a ukazuje vaši profesionalitu. Pouze v případě, že z technických důvodů nemůžete použít diakritiku, zmiňte v e-mailu s nadpisem: "Tento e-mail byl napsán bez přízvuků z důvodů komunikačních technik."
Oficiální podpis
Používáte-li firemního e-mailu, je důležité, že jste zkontrolovat manuál pro obchodní účely, je třeba použít takový korporátní firmám prohlášení o záměru, kde poslal bezpečnostní otázky nebo úrovně odpovědnosti zprávy jsou specifikovány. Stejně tak společnosti často uvádějí manuál pro identifikaci, který je třeba dodržovat při psaní e-mailu z vašeho pracovního účtu.
Nevytvářím
Nechceme mluvit o estetické pravidlo, ale praktické provedení přidán do textu e-mailů (animovaný gif, grafiku ve formátu HTML) mohou způsobit některé z vašich příjemců neumí číst poštu, protože ne každý má přístup šifrované zprávy s HTML.
